Секретарь

Секретарская работа – это профессия, сулящая много интересных знакомств. Обычно секретарь (помощник директора) – это сотрудник, который принимает важных клиентов, посещает семинары. Для компаний, занимающихся импортом и экспортом или сотрудничающих с зарубежными странами, не редкость - зарубежные командировки.

Обязанности офисного секретаря 

1. Организация и управление
Секретарь занимается организационной работой:
- планирует расписание руководителя и график встреч, готовит документы к ним, ведет протоколы совещаний;
- организует конференции по видеосвязи;
- доводит решения руководства до подразделений и сотрудников;
- совместно с делопроизводителем систематизирует всевозможные бумаги и аудиозаписи;
- выполняет функцию «моста» для передачи информации между советом директоров и заинтересованными сторонами;
- поддерживает руководство в построении тесных отношений с клиентами.

2. Получение и обработка информации
Вся важная информация и документы в первую очередь поступают к секретарю. Работа секретаря включает:
- сортировка документов;
- самостоятельно разбирается с неважными вопросами;
- удостоверяется, что документы доставляются нужным лицам;
- собирает данные для документов;
- ищет ссылки;
- интерпретирует документы.

3. Приветствие клиентов
Секретарю также приходится заниматься приемом клиентов:
- приветствует и принимает гостей, решает вопросы, которые находятся в пределах способностей и уровня понимания;
- организует трансфер для клиентов;
- готовит закуски и напитки перед официальной встречей.

4. Организует командировки для руководства
Секретарь помогает провести поездку максимально гладко:
- собирает информацию для поездки: цель поездки, место отправления - пункт назначения, время, транспорт;
- формирует повестку встречи: дата, время, предмет обсуждения, место, записи и документы;
- отвечает за бронирование билетов для руководителей;
- бронирование отеля: расположение, тип номера, цена, способ оплаты;
- предоплата и оплата расходов.

Профессиональные качества 

Секретарь должен быть опрятен и обладать хорошими манерами. Но внешний вид — не единственный фактор, требуются и другие навыки:
- многозадачность, ловкость в делах;
- знание офисных программ на базовом уровне;
- организационные способности;
- хорошее знание иностранных языков;
- внимательность и педантичность в работе с документами

Секретарская работа связана со стрессом. Помимо строгих требований к профессиональным знаниям, секретари также должны обладать хорошими коммуникативными навыками, быть подвижными и гибкими. 

Зарплата

Стартовая зарплата начинающего секретаря составляет 40000 рублей.